Inicio
Mesa de Solicitudes
Lo que antes llegaba por WhatsApp. Cada caso va al área que le toca, con su urgencia y su estado.
Junta del Sábado
4 Disciplinas de la Ejecución: una meta crucial, dos medidas de Salesforce y compromisos semanales por vendedor.
Define la meta crucial del equipo para empezar.
Meta crucial y medidas
Agenda de 20 minutos
- Cada vendedor reporta sus compromisos de la semana pasada 1 min c/u
- Revisar el tablero: ¿vamos ganando o perdiendo? 5 min
- Cada vendedor dice 1 o 2 compromisos para esta semana 1 min c/u
Sin temas operativos. Los pendientes van a la Mesa de Solicitudes.
Importar números de Salesforce
En Salesforce abre el reporte de la medida, toca Exportar y elige Detalles en Excel o CSV. Súbelo aquí y el tablero toma los totales por vendedor.
Cartera de distribuidores
Clase A se visita cada semana, B cada 15 días y C cada mes. La última visita se toma de Salesforce o se marca aquí con «Visité hoy».
En Salesforce exporta el reporte de visitas (Actividades) con las columnas Cuenta y Fecha, en Detalles. La plataforma toma la visita más reciente de cada distribuidor. Las fechas escritas se leen como día/mes/año.
Planes del mes
Cada vendedor llena su plan los primeros 3 días hábiles del mes. Emmanuel lo revisa con él en 20 minutos y al cierre captura los resultados.
Acompañamientos
Coaching GROW en campo: cada vendedor recibe un acompañamiento cada 2 a 3 semanas, con un solo punto de mejora por visita.
Mi bitácora de tiempo
Solo la ves tú. Anota cada bloque al terminarlo; con dos semanas de registro se ve cuántas horas se van en urgencias y cuántas quedan para campo.
Horas de la semana
Registros de hoy
Reporte a dirección
Se entrega el primer lunes de cada mes. Los números se arman solos con la Junta, la Mesa, los planes y tu bitácora; tú escribes lo que necesitas y el plan siguiente.
1. Resultado del mes
2. Meta crucial
3. Solicitudes del mes
4. Tiempo del coordinador
5. Lo que necesito de dirección
6. Plan del siguiente mes
Manual y guías
Kit del Coordinador: cómo se trabaja la semana, cuándo escalar y cómo sacar los números de Salesforce.
Semana tipo del coordinador
Meta: más de 20 horas por semana en campo y coaching, y menos de 10 en trabajo reactivo.
| Día | Mañana | Tarde |
|---|---|---|
| Lunes | Revisar Mesa y planes del día (1 h). Oficina: análisis y Salesforce | Campo con un vendedor |
| Martes | Campo con vendedor (coaching GROW) | Campo con vendedor |
| Miércoles | Revisar Mesa (30 min). Visitas a distribuidores A | Campo o ruta foránea |
| Jueves | Campo con vendedor (coaching GROW) | Campo con vendedor |
| Viernes | Revisar Mesa (30 min). Exportar reportes de Salesforce | Preparar junta y pendientes de dirección |
| Sábado | Junta del Sábado (20 min) | — |
Reglas de WhatsApp
- Tres ventanas al día para responder: 9:00, 13:00 y 17:00. Fuera de ellas, solo llamadas.
- Llamada solo si un cliente está detenido hoy. Todo lo demás va a la Mesa de Solicitudes.
- Si alguien escribe por WhatsApp algo que va en la Mesa, la respuesta es: «Regístralo en la Mesa y lo ve el área que le toca».
- El grupo del equipo es solo para avisos, no para resolver casos.
Cuándo escalar
| Situación | Lo atiende | Emmanuel interviene si… |
|---|---|---|
| Postventa o garantía | Postventa / Garantías | Pasan 48 h sin respuesta o el cliente es A |
| Duda técnica | Soporte técnico / Ingeniería | Pone en riesgo una venta mayor |
| Inventario o entrega | Almacén y logística | El retraso pasa de 3 días |
| Crédito, cobranza o alta de cliente | Crédito y cobranza | El cliente queda bloqueado para comprar |
| Precio, pedido especial, marketing | Emmanuel | Siempre |
Tiempos límite de la Mesa
Cada solicitud vence en el menor de los dos límites. Una solicitud vencida es la señal para que Emmanuel intervenga.
| Regla | Límite |
|---|---|
| Urgencia «Hoy» | 24 h |
| Urgencia «48 horas» | 48 h |
| Urgencia «Esta semana» | 5 días |
| Área Postventa / Garantías | 48 h máximo |
| Área Almacén y logística | 3 días máximo |
Frecuencia de visita y ciclo de acompañamiento
- Distribuidor A: cada 7 días. B: cada 15 días. C: cada 30 días o por teléfono.
- «Toca visita» cuando se pasa la frecuencia; «Atrasado» cuando se pasa en más de la mitad.
- Cada vendedor recibe un acompañamiento cada 14 días; a los 21 días sin acompañamiento está atrasado.
Coaching en campo (GROW, 15 minutos al final de la visita)
- Meta: ¿qué querías lograr hoy con este cliente?
- Realidad: ¿qué pasó?
- Opciones: ¿qué podrías hacer distinto?
- Siguiente paso: ¿qué vas a hacer y cuándo?
Reportes de Salesforce para la junta
Se arman una vez; cada viernes se exportan en 2 minutos. Los nombres de los menús pueden variar según la configuración de VDE.
Reporte 1: visitas de la semana
- En Salesforce entra a Informes y toca Nuevo informe.
- Tipo de informe: Actividades (tareas y eventos).
- Filtros: Fecha = Esta semana; Propietario = los 8 vendedores. Si VDE marca las visitas con un tipo, filtra por ese tipo.
- Columnas: Propietario, Asunto, Fecha, Cuenta. Guárdalo como «Junta — Visitas de la semana».
Reporte 2: cotizaciones de la semana
- Nuevo informe, tipo Oportunidades (o Presupuestos, si VDE los usa).
- Filtros: Fecha de creación = Esta semana; Propietario = los 8 vendedores.
- Columnas: Propietario, Nombre, Cuenta, Importe. Guárdalo como «Junta — Cotizaciones de la semana».
Cada viernes
- Abre el reporte, toca Exportar y elige Detalles en Excel.
- En la Junta del Sábado, en Importar números de Salesforce, elige la medida y sube el archivo.
- Revisa que los totales cuadren con Salesforce y toca Cargar a la semana.
Si no aparece Nuevo informe, falta el permiso para crear informes: pídelo a los administradores o que ellos creen los dos reportes y te los compartan.
Usuarios
Quién puede entrar a la plataforma. Coordinación ve y administra todo; los vendedores registran solicitudes, compromisos, planes y visitas.
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